Nhận Phòng Và Trả Phòng Trong Khu Sleepbox Cho Gọn

Nhận phòng và trả phòng là hai lúc dễ sinh tranh cãi nhất trong cả quá trình cho thuê. Người thuê nói vết xước có sẵn, chủ nhà nói không, và không ai chứng minh được.

Khu sleepbox lại đổi người nhiều hơn nhà trọ thường, nên hai việc này lặp lại liên tục. Có quy trình gọn thì mỗi lần chỉ mất mươi phút. VNSleepbox đã làm hơn 5.000 box cho hơn 200 chủ đầu tư trong 2 năm, tại Hà Nội, Đà Nẵng và Hồ Chí Minh.

1. Chuẩn Bị Trước Khi Nhận Phòng

1.1 Khoang phải sạch và đủ đồ

Trước giờ nhận phòng, khoang ngủ phải được lau sạch, thay ga mới và kiểm đèn với ổ cắm. Khách bước vào thấy khoang sạch thì ấn tượng đầu đã tốt.

Kiểm trước mất năm phút. Để khách phát hiện đèn hỏng ngay hôm đầu thì mất thiện cảm rất khó lấy lại.

1.2 In sẵn danh sách kiểm

Danh sách kiểm nên in ra giấy, hai bản, mỗi bên giữ một. Tick từng dòng cùng nhau tại chỗ.

Nhớ trong đầu là cách chắc chắn sinh tranh cãi về sau. Giấy có chữ ký của cả hai bên thì không ai cãi được.

1.3 Chuẩn bị thẻ và hướng dẫn

Thẻ từ, chìa tủ khoá và bản nội quy nên chuẩn bị sẵn thành một bộ. Giao một lần cho gọn.

Kèm theo là số điện thoại báo sự cố. Người thuê biết gọi ai thì khu sleepbox vận hành nhẹ hơn nhiều.

2. Việc Phải Làm Lúc Nhận Phòng

2.1 Chụp ảnh tình trạng khoang

Chụp ảnh toàn bộ khoang ngủ trước khi khách dọn vào: vách, sàn nằm, cửa, kệ và ổ cắm. Lưu theo tên khoang và ngày.

Bộ ảnh này là thứ kết thúc mọi tranh cãi về sau. Nó mất hai phút mà giá trị rất lớn.

2.2 Đi cùng người thuê một vòng

Đi cùng khách tới khoang ngủ và tick bảng kiểm ngay tại chỗ. Thấy vết xước sẵn có thì ghi vào, không bỏ qua cho nhanh.

Ghi vết cũ vào giấy là bảo vệ cả hai bên. Khách yên tâm còn chủ nhà có cơ sở khi họ dọn đi.

2.3 Chỉ đường thoát và khu chung

Dẫn người thuê đi một vòng khu chung và chỉ đường thoát hiểm ngay hôm bàn giao khoang. Dán sơ đồ ở sảnh là chưa đủ.

Một phút chỉ đường lúc này đáng hơn mọi tờ nội quy dán trên tường. Đây cũng là lúc nói rõ giờ giấc và quy ước chung.

3. Danh Sách Kiểm Gồm Gì

3.1 Bảng mẫu bên em gửi chủ đầu tư

Bảng dưới đây là danh sách kiểm bên em gửi kèm khi bàn giao khu sleepbox.

Hạng mục	Kiểm gì	Ghi vào đâu
Vách và sàn nằm	Vết xước, vết ố, bong mép	Cột tình trạng, kèm ảnh
Cửa khoang	Đóng mở êm, chốt chắc	Có hoặc không
Đèn và ổ cắm	Bật thử từng cái	Số lượng hoạt động
Khe thoáng, quạt	Chạy êm, không kẹt	Có hoặc không
Tủ khoá và chìa	Khoá được, đủ chìa	Số chìa đã giao
Thẻ từ	Mở được cửa chính	Mã thẻ đã cấp

3.2 Ghi số thay vì ghi chung chung

Ghi rõ số chìa, mã thẻ và số lượng thiết bị. Ghi chung chung thì lúc trả phòng không đối chiếu được.

Một dòng ghi rõ hôm nay tiết kiệm nửa giờ tranh luận sau này.

3.3 Hai bên cùng ký

Cả hai bên ký vào bảng kiểm và mỗi bên giữ một bản. Chụp ảnh tờ đã ký cũng nên làm.

Có chữ ký thì bảng kiểm thành căn cứ, không còn là lời nói.

4. Việc Phải Làm Lúc Trả Phòng

4.1 Kiểm lại đúng danh sách cũ

Lấy đúng tờ danh sách kiểm hôm bàn giao ra và kiểm lại từng dòng. Không kiểm theo trí nhớ và không kiểm qua loa.

So với ảnh khoang ngủ chụp hôm đầu nếu có chỗ nghi ngờ. Hai thứ này cùng nhau giải quyết gần như mọi tình huống.

4.2 Thu lại thẻ và chìa

Thu thẻ từ và chìa tủ khoá ngay lúc trả phòng, rồi xoá quyền vào khu sleepbox trong hệ thống.

Quên xoá thẻ là lỗ hổng an ninh lớn nhất. Người đã chuyển đi vẫn vào được khu là tình huống không nên có.

4.3 Trả tiền cọc đúng hẹn

Trả tiền cọc đúng thời hạn đã ghi trong hợp đồng. Trễ hẹn làm người thuê cũ nói lại với người khác.

Khách cũ nói tốt là kênh tìm người thuê rẻ nhất. Giữ lại tiền cọc vài trăm nghìn không đáng đổi lấy tiếng xấu.

5. Trừ Tiền Cọc Cho Hợp Lý

5.1 Hao mòn thường không trừ

Vết xước nhỏ trong khoang ngủ do dùng bình thường thì không trừ tiền cọc. Đó là chi phí vận hành của chủ đầu tư.

Trừ vì vết xước nhỏ là cách nhanh nhất để mất tiếng. Chuyện đó lan trong nhóm người thuê khu sleepbox rất nhanh.

5.2 Hỏng do dùng sai thì trừ

Vách thủng, cửa gãy, thiết bị mất thì trừ theo chi phí sửa thật. Đưa báo giá sửa cho người thuê xem trước khi trừ tiền cọc.

Có ảnh hôm bàn giao và ảnh hôm dọn đi thì việc này rõ ràng, không ai phải tranh luận.

5.3 Nói rõ mức trừ từ đầu

Ghi rõ trong hợp đồng cái gì trừ và trừ bao nhiêu. Người thuê biết trước thì họ giữ đồ cẩn thận hơn.

Mập mờ ở đây sinh tranh cãi mỗi lần có người dọn đi. Rõ từ đầu thì cả hai bên nhẹ đầu.

6. Chuẩn Bị Bàn Giao Cho Người Kế Tiếp

6.1 Dọn ngay sau khi người cũ đi

Dọn và kiểm khoang ngủ ngay sau khi người cũ đi, đừng để tới lúc có khách mới xem. Khoang sạch cho thuê nhanh hơn.

Khoang bẩn mà có người tới xem là mất luôn khách đó. Dọn ngay là việc rẻ nhất trong cả quy trình của khu sleepbox.

6.2 Thay đồ vải và kiểm thiết bị

Thay ga gối, giặt vỏ bọc đệm và bật thử đèn với ổ cắm. Gộp luôn việc siết lại móc treo và kiểm gương.

Mỗi lần đổi người là một lần bảo trì nhỏ cho khoang ngủ. Làm đều thì khoang giữ được lâu hơn nhiều.

6.3 Chụp lại ảnh cho lượt mới

Chụp bộ ảnh mới để bàn giao cho lượt người thuê kế tiếp, vì tình trạng khoang đã khác lượt trước.

Dùng lại ảnh cũ là bỏ mất ý nghĩa của việc chụp. Mỗi lượt một bộ ảnh riêng.

7. Lỗi Hay Gặp Khi Bàn Giao Khoang Ngủ

7.1 Không chụp ảnh lúc nhận phòng

Đây là lỗi dẫn tới mọi tranh cãi sau này. Không có ảnh thì lời ai cũng như nhau.

Chụp mất hai phút. Một lần tranh cãi mất cả buổi và mất cả thiện cảm.

7.2 Quên xoá thẻ của người đã đi

Thu thẻ về mà quên xoá trong hệ thống thì thẻ vẫn mở được cửa khu sleepbox. Lỗ hổng này không ai để ý cho tới khi có chuyện.

Xoá thẻ phải là một dòng trong bảng kiểm lúc trả phòng.

7.3 Trừ tiền cọc tuỳ hứng

Trừ mà không có căn cứ và không báo trước làm người thuê cũ nói lại với người quen. Khu sleepbox mất khách từ đó.

Phải có ảnh, có báo giá sửa và có điều khoản ghi sẵn trong hợp đồng.

Hai việc này lặp lại suốt vòng đời của khu sleepbox nên đáng có quy trình gọn. Chụp ảnh và tick danh sách kiểm có chữ ký lúc nhận, kiểm lại đúng tờ đó lúc trả, thu thẻ và xoá quyền ngay, rồi trả cọc đúng hẹn. Bên em gửi kèm mẫu danh sách kiểm khi bàn giao để chủ đầu tư dùng được ngay từ người thuê đầu tiên.

Câu hỏi thường gặp

Lúc nhận phòng cần làm những gì?

Chụp ảnh toàn bộ tình trạng khoang, đi cùng người thuê tick bảng kiểm có chữ ký hai bên, giao thẻ và chìa, rồi chỉ đường thoát hiểm với khu chung.

Làm sao tránh tranh cãi về vết xước?

Chụp ảnh hôm bàn giao và ghi mọi vết có sẵn vào bảng kiểm. Lúc trả phòng so lại với đúng tờ đó và bộ ảnh đó, không so theo trí nhớ.

Vết xước nhỏ có trừ tiền cọc không?

Không nên. Hao mòn do dùng bình thường là chi phí vận hành của chủ đầu tư. Chỉ trừ khi hỏng do dùng sai, và phải đưa báo giá sửa thật.

Sau khi người thuê trả phòng thì làm gì ngay?

Thu thẻ và chìa rồi xoá quyền vào khu trong hệ thống, dọn và thay đồ vải ngay, kiểm thiết bị, rồi chụp bộ ảnh mới cho lượt kế tiếp.

Thông tin liên hệ